Hvordan kommunikasjons skjer i organisasjonen - Kim André Bjerkestrand

GC Rieber Oils

Denne bedriften leverer raffinert fiskeolje i konsentratform ut til hele verden.

Slik foregår kommunikasjonen internt og eksternt i bedriften:
Lotus Notes er hovedverktøyet for kommunikasjon. Det utveksles mail og chat for lynmeldinger. Her vises også en kalender som viser planlagte møter og reservering av møterom. Bedriften har ikke et eget CRM-system som er en svakhet.

ITBase benyttes og er en felles database for utveksling av info internt, men kan også involvere eksterne brukere som leverandører, kunder osv.
En egen intern Facebookgruppe brukes hvor bare de ansatte har tilgang. Her legges det ut bilder, smånyheter og om det daglige virke.
Hjemmesiden brukes til å kommunisere med omverden og legge ut nyheter om bedriften som skal presenteres ovenfor kunder og andre forbindelser.
Google Docs benyttes til å skrive på samme dokument og brukes av ansatte i flere land for å samskrive.
Skype brukes til konferanser og kommunikasjon mellom selskap som er lokalisert i andre land.
Det benyttes også konferansetelefon når det skal avvikles møter for flere i samme rom.
Bedriften tar også i bruk Tandberg som er et videosystem hvor man kan ha videokonferanse og samtidig dele dokumenter og bilder i sanntid.

Det finnes også egne retningslinjer for hvordan kommunikasjon skal skje(etikk og samfunnsansvar), men dette drøfter ikke nærmere her.

En egen personalhåndbok kan benyttes elektronisk og gir muligheter til å legge ut viktig info som gjelder alle (arbeidsreglement, IKT, kompetanseutvikling, ansattgoder, ferie, sykdom, skjemaer).

Allmøter skjer i innkalling til alle sammen og foregår i felles møterom en gang i måneden.

Faglige fellesmøter skjer månedlig eller etter behov.(på tvers av fagområder (QA, marked, FOU osv). Der diskuteres faglige spørsmål.

Elektronisk kvalitetshåndbok - gir felles tilgang for alle om kvalitetssystem og avvik og som gjør at dette er lett tilgjengelig for alle ansatte.

GC Rieber News - Er et nyhetsblad som både kommer elektronisk og på papir.

GC Log - fellesmaler som sendes ut til alle om nyansettelser og andre viktige beskjeder.

/Kim André Bjerkestrand)