Organisasjoners interne bruk av sosiale medier - Øving 3 - Oppgave 2

Hva vi skal skrive om:

Vi skal skrive om hvilke positive effekter sosiale medier kan ha i en organisasjon og har valgt en fiktiv bedrift som heter ClockingIT. ClockingIT har laget et prosjektstyringsverktøy og den er gratis å benytte. Vi har valgt områdene feedback og kunnskapsdeling fordi vi anser disse som viktige områder på sosiale medier. Uten feedback får man ikke endret seg og uten kunnskapsdeling kommer ikke informasjonen ut. Feedback sørger også for at man vet at man har gjort en bra/dårlig jobb på sosiale medier. Feedback og kunnskapsdeling henger sammen og dette er grunnen til at vi har valgt det.

Feedback:

Sosiale medier kan ha en veldig positiv effekt når det kommer til å få feedback. Vi tenker her både på feedback fra markedet(kunder, konkurrenter, leverandører) og feedback fra organisasjonen(ledere, medarbeidere og eiere). De to sosiale mediene vi skal ta for oss benyttes litt forskjellig. Facebook brukes mest mot markedet mens Yammer brukes internt i bedriften.

Facebook

Det Facebook brukes mest til i denne sammenheng er feedback fra en kunde.. Kunder snakker om organisasjon, om de er fornøyde/misfornøyde med produktet og hva bedriften eventuelt bør gjøre bedre.

For å få bedre feedback på Facebook bør en bedrift endre eller øke sin bruk av sosiale medier.

Noen tips vi i ClockingIT har til andre som sliter på sosiale medier er:

• Når man skriver en status bør man fenge de som liker siden. Dette kan gjøres ved å stille spørsmå som: “Synes dere dette er en god idé?” “Hva synes dere om dette?”. Her involverer man kunder og potensielle kunder. Det er også lurt å lage polls som man kan svare på slik at kundene føler at de blir involvert i hvordan produktet blir til slutt.
• Det er også lurt å tagge personene når man svarer samt den som svarer legger til sitt eget fornavn nederst slik at svaret føles mer ekte og ikke som en automatisert svarsentral.
• Hvis det blir laget en felles intern gruppe for f.eks ansatte, leverandører og viktige kunder er det lurt at alle får komme med innspill. Det er mulig å lage en poll i gruppen og det kan føre til at man får raskt feedback om det man har kommet med er en god idé eller ikke. Hvis man først skal bruke en slik gruppe anbefales det å sette på advarsler når en person skriver en ny status slik at man får sjekket statusen ganske tidlig. Hvis ikke kan dette gå i glemmeboken og gruppen blir ikke brukt aktivt.
• I ClockingIT har vi slike retningslinjer på bruk av sosiale medier og vi skal svare innen 24 timer på spørsmål som måtte komme på Facebooksiden vår. En ansatt er satt av til å sjekke jevnlig på sosiale medier om det er kommet nye statuser om vårt produkt. Vi har opplevd at mer aktivet på sosiale medier fører til mer feedback da brukere og nysgjerrige personer som har hørt om ClockingIT vet at de kommer til å få svar raskt.
  
  
  

Yammer

Dette kan vi si er organisasjonens interne versjon av Facebook. Her inneholder flere verktøy som kan hjelpe i en bedrift som utfører mange prosjekter og har behov for feedback fra ulike gruppen innad i en bedrift.

Å få anerkjennelse for arbeidet man har gjort vil føre til mer positivitet i bedriften og man vil jobbe hardere.

Noe vi har anbefalt i ClockingIT:

• Hvis en person har gjort en god jobb i det siste, er å hylle han/hun på Yammer. Dette er mulig gjennom en funksjon hvis man trykker på Mer og Hyll noen. Her tagger man personene som har gjort noe bra og skriver en liten tekst på hvorfor man vil nettop hylle han/hun og velger et lite ikon som f.eks en lyspære, pokal ol. Dette har hjulpet på i engasjementet i organisasjonen og de ansatte ser at de blir satt pris på.
• Det kan fort oppstå mange poster samtidig. Det er derfor viktig å tagge poster på Yammer slik at medarbeidere og ledere kan søke disse opp og gi rask feedback.
• Det anbefales også å velge hvilken gruppe man skal dele en status med slik at det ikke oppstår uinteressante poster som kan irritere ansatte og hemme feedbacktiden.
• Chatfunksjonen bør benyttes i kommunikasjon 1 og 1 eller i små grupper. Hvis man vil kontakte flere bør man enten benytte mailfunksjonen som finnes eller skrive en status og velge gruppen.
• En nedlasting av mobil/nettbrettapp anbefales på det sterkeste hvis man skal bruke Yammer aktivt.

Kunnskapsdeling:

Kunnskapsdeling over nett foregår i både i sanntid og offline. Vi har en rekke sosiale medier som kan brukes til dette, og vi skal ta for oss Facebook og Yammer som vi snakket om i forrige øving. Begge disse fungerer utmerket til kunnskapsdeling. Yammer fungerer bedre i jobbsammenheng, som å f.eks dele filer, mens Facebook kan brukes til ting som ikke har med jobben å gjøre eller kontakt med kundene.

Facebook

Kunnskapen blir delt via chat, statuser, grupper, eventer og pages her. Facebook brukes mest i privat sammenheng eller en bedrift kan bruke det for å komme nærmere kundene.

Chat: Dette kan brukes til å snakke om private ting med ansatte som ikke har noe med jobben å gjøre. Som f.eks å planlegge en hyttetur med bedriften, snakke om hvordan sist møte gikk eller hvor langt de har kommet i et prosjekt. Ved å chatte her sørger vi i ClockingIT for å holde private samtaler på Facebook og tar heller jobbrelaterte samtaler i andre verktøy som f.eks Yammer.

Pages:

• Statuser: Dette kan brukes for å dele kunnskap med de som liker siden. Her kan man legge ut informasjon om nye produkter, tilbud, eksterne linker som viser til utvikling i bransjen og annet som kan være interessant.

Grupper: Her kan man invitere ansatte, leverandører og viktige kunder. Vi føler at dette er er en smart løsning for bedriften å ha en samlet gruppe hvor kunnskaps deles fritt. Dette kan være alt fra statuser om ny teknologi, nye produkter og annen viktig informasjon om bedriften som disse gruppene trenger å vite.

• Eventer: Invitasjon til møte

Polls: Bordet fanger! De interesserte uavhengig av negativ eller positiv motivasjon vil avgi sin stemme og påvirke resultatet som det ikke er sikkert ledelsen vil følge.. At alle deltar er ikke nødvendig, men ønskelig. Ansatte som ikke bryr seg om utvikling eller felles anliggende i bedriften fremmer ikke akkurat et positivt arbeidssted.

Yammer

Kunnskapsdelingen blir mer åpen og fri når man skriver på Yammer og man kan få rask og skriftlig respons. Jobbens vegger blir fjernet og man har mulighet til å dele når som helst og hvor som helst. Det kan også føles lettere å dele kunnskap/idé på nett enn hvis man f.eks skulle sagt det ansikt til ansikt til en prosjektleder/sjef.

I ClockingIT har vi anbefalt:

• Hvis man kommer på en god idé kan man raskt dele denne på chatten eller som en statusoppdatering hvor man kan velge hvem man vil dele dette med og det er også mulig å laste opp en fil med f.eks. et bilde eller et videoklipp som viser dette. Hvis man vil lage en rask poll kan man også gjøre det og få en respons om hva de ansatte synes om ideen.
• Hvis man skal dele kunnskap med en person eller en liten gruppe anbefaler vi å bruke chatten eller å velge gruppenavnet på hvem statusen skal deles med, slik at de andre ansatte i bedriften slipper å se dette på sin side.
• Det kan raskt bli mange statusoppdateringer når man jobber med prosjektoppgaver. Vi har oppfordret våre ansatte til å tagge statuser som omhandler de ulike prosjektene. Hvis en person skriver en status som omhandler use case på prosjektet til det nye regnskapsverktøyet så bør han/hun skrive dette på slutten av statusen: “#usecase #regnskapsverktøyprosjekt. Dette gjør at kunnskapsdelingen blir lettere og bedre og man kan bare søke opp på hashtagen, istedenfor å bla seg gjennom flere sider og bli frustrert.
• Vi har anbefalt våre ansatte til å utforske ulike applikasjoner som kan brukes og hjelpe til med å forbedre kunnskapen i en bedrift. Yammer blir integrert med applikasjoner og dette kan være veldig nyttig. En nedlasting av mobil/nettbrettapp anbefales på det sterkeste.
• Dette fører til at kunnskapen blir fordelt over flere plattformer som bedriften kanskje benytter. Det vi ikke anbefaler er å bruke alt for mange apper da det fort kan bli uoversiktlig og rotete.